De afgelopen maanden is door Proquro Services en het Facilitair Bedrijf van Wageningen Universiteit en Research Centrum (WUR) en Simac Datacollect hard gewerkt aan de Proof of Concept en de invoering per 1 augustus 2009 van de OCR scan- en herken technologie. Een nieuwe stap voor nog meer efficiency bij de factuurafhandeling. Stephen Janssen, projectleider Scan & Herken, en Jacob Smit, hoofd financiële administratie, geven een toelichting op dit project dat de naam werknaam Scan & Herken heeft meegekregen.

Wageningen Universiteit en Research Centrum (WUR) werkt al een heel aantal jaren met Proquro en heeft haar organisatie op veel gebieden inmiddels vergaand geprofessionaliseerd. 

Het Facilitair bedrijf is verantwoordelijk voor de verstrekking van diensten zoals, groenvoorziening, schoonmaak en onderhoudswerkzaamheden, maar ook de ICT, Vastgoed en Bouwzaken, Bibliotheek en de strategische inkooppositie. Proquro Invoicing is voor het Facilitair Bedrijf nu uitgebreid met de mogelijkheid binnenkomende facturen direct te scannen en herkennen en digitaal te verwerken. 

Jacob Smit, destijds ook betrokken bij de invoering van Proquro Invoicing, start het gesprek, De financiële administratie van de WUR is verdeeld over ongeveer 25 administraties. In totaal worden er ongeveer 100.000 facturen per jaar ontvangen. Daarvan zijn ongeveer 13.000 facturen bestemd voor het Facilitair Bedrijf. Het project is dit jaar gestart met de administratie van het Facilitair Bedrijf, maar het uiteindelijke doel is dat deze technologie voor alle administraties wordt ingevoerd. 

Begin dit jaar is Stephen Janssen als ICT-projectleider gestart bij de WUR. De wens voor de invoering van de scan- en herken technologie leefde al enige tijd binnen de WUR. Mijn start binnen de WUR betekende dat dit project nu concreet opgepakt en uitgevoerd kon worden. Stephen schetst kort de scope van het project Een van de belangrijkste doelstellingen die we hebben geformuleerd voor dit project is het verhogen van de efficiency bij de factuurafhandeling. Pure tijdswinst dus. Om dat te bereiken hebben we als voorwaarde gesteld dat het uiteindelijke doel is een herkenningsgraad van minimaal 80% te realiseren. 

Traditioneel vond het factuurverwerkingsproces nog grotendeels handmatig plaats. Een factuur kwam binnen, werd geboekt in een financieel systeem en vervolgens rondgestuurd voor accordering. Bij automatisering van dit proces wordt de factuur gescand en de gegevens herkend. Na het scannen start een geautomatiseerd factuurherkenningsproces. 

Voor deze oplossing werkt Proquro Services nauw samen met Simac. De OCR software van Simac is op een naadloze wijze geïntegreerd met Proquro Invoicing. De OCR software scant en herkent een vijf-tal voorgedefinieerde velden van de binnengekomen facturen. Vervolgens wordt deze informatie opgepakt door Proquro Invoicing. Daar vindt de match plaats met de inkooporder en kan de afhandeling starten. 

Jacob vervolgt, Na een marktverkenning hebben wij in het voorjaar van 2009 gekozen voor de OCR-technologie van Proquro. Om er zeker van te zijn dat wij onze doelstellingen kunnen realiseren met deze oplossing hebben we Proquro Services een Proof of Concept project voorgesteld. 

Goed verlopen Proof of Concept
De proefopstelling is opgezet voor een locatie en een administratie. Onder bovengenoemde werknaam is in de zomermaanden de Proof of Concept succesvol uitgevoerd. Het resultaat is een herkenningsgraad van 80% van alle facturen. Voor de PoC is een selectie gemaakt van de 25 belangrijkste leveranciers die samen ongeveer 35% van de facturen vertegenwoordigen. 

Samen geven zij een nadere toelichting op dit traject: Een belangrijk onderdeel van de PoC zijn de verbeteringsslagen. Je start met het scannen en herkennen en dat leidt tot een eerste resultaat. Daarna volgen er twee soorten optimalisatieslagen om het herkenningspercentage te verhogen:

• Algemene aanpassingen die permanent worden doorgevoerd voor alle facturen. Bijvoorbeeld het woord factuurnummer dat op vele manieren op facturen voorkomt, zoals factuurnr., factuurno, invoice number etc. Deze mogelijkheden worden toegevoegd aan de software zodat voortaan het veld factuurnummer beter wordt herkend.
• Art module, specifieke herkenningen per leverancier. Er zijn bepaalde leveranciers met zeer specifieke punten in hun factuur. Goede voorbeelden voor de WUR zijn Duitse facturen van een drukker en bepaalde leveranciers die een 10-cijferig banknummer kennen in plaats van de gebruikelijke 9-cijfers.

Stephen: Deze optimalisatieslagen hebben er toe geleid dat wij op dit moment op een herkenningspercentage zitten van ongeveer 85%. Daar zijn wij heel tevreden over en dat betekent dat we het komende half jaar starten met de verdere uitrol voor alle administraties binnen de WUR. 
De invoering op 1 augustus voor mijn administratie hebben we natuurlijk ook wel even gevierd, vervolgd Jacob. In nauwe samenwerking met Proquro Services en Simac Datacollect hebben we dit project gerealiseerd als een van de eerste Proquro klanten. Ook de gebruikers van zijn afdeling zijn zeer te spreken over de ingevoerde oplossing. 

Prettige samenwerking met Proquro Services
Beide zijn het er over eens dat het een heel prettige samenwerking is geweest. Het voordeel van de OCR scan- en herkensoftware is natuurlijk de naadloze integratie met Proquro. De mensen van Proquro Services hebben de afgelopen jaren veel implementaties voor de WUR gerealiseerd. Ook dit keer was de WUR zeer tevreden over de expertise maar zeker ook de inzet en flexibiliteit van de mensen. 

De eerste ervaring met deze nieuwe technologie heeft hen geleerd dat het verstandig is de invoering hiervan in de vorm van een project te doen. Stephen, Ik schat dat de installatie ongeveer een week in beslag neemt. En daarnaast natuurlijk de optimalisatieslagen. Het is dus eenvoudig in techniek en gebruik maar de invoering vraagt wel om een projectmatige aanpak. Jacob, Zeker de optimalisatieslagen zijn van belang, waar je een optimum moet vinden. Want ga je er te ver in door dan schiet je je doel voorbij, dan worden de werkzaamheden verlegd van de financiële administratie naar het applicatiebeheer. Een herkenningspercentage tussen de 85-90% is voor de WUR het optimum.

Wageningen UR is een Proquro Services BV implementatie.