Van papier naar digitalisering 

Emiel Werger start met een schets van de oude situatie: Binnen het ROC van Twente werd het bestelsysteem gedomineerd door papieren bestelorders.
Doordat deze door meerdere personen gefiatteerd moesten worden was de bon, voordat hij bij de leverancier op de mat, viel lang onderweg. Gevolg: veel tijd verstreek tussen het ontstaan van de behoefte en het daadwerkelijk plaatsen van een bestelling. 

De verschillende fusies betekenden bovendien dat er nog al wat afleveradressen en factuuradressen waren. Hierdoor ontstond regelmatig onduidelijkheid over levering en vertraging bij de afhandeling van de facturenstroom doordat pakbonnen en/of akkoord van ontvangst ontbrak of lang onderweg is. Bij onze oude aanpak was er onvoldoende inzicht in de status van bestellingen en ontbrak de managementinformatie grotendeels. 

In 2008 is het ROC van Twente gestart met haar marktverkenning. Het doel van de automatisering van het inkoopproces tot en met de factuurafhandeling was om de doorlooptijd van het inkoopproces (vanaf eerste behoefte en inclusief contractmanagement) en factuurproces (tot en met het betaalbaar stellen) sterk verkorten en inzichtelijker, efficiënter en effectiever te maken. 

Snelle, effectieve implementatie 

Proquro Services is geselecteerd als implementatiepartner. Emiel hierover, Proquro inkoopsoftware voldeed het beste aan onze eisen- en wensenpakket. Daarnaast was het voor ons belangrijk dat we een partner kozen met voldoende expertise en ervaring en die volledig werkt volgens de PRINCE2 methode. 

Hij vervolgt, In slechts 5 maanden tijd hebben we alle noodzakelijke voorbereidingen getroffen, de projectorganisatie opgetuigd en de implementatie gerealiseerd. Bovendien hebben we een volledig nieuw rekeningschema opgezet, een nieuw procuratieschema ontwikkeld en hebben we het zo georganiseerd dat alle facturen voortaan naar een factuuradres gaan. Daarnaast is er ook nog een interface met Allsolutions ontwikkeld. 

Top 3 

Op mijn vraag wat de Top 3 aan aandachtspunten is geweest, antwoordt Emiel:

• Commitment
  Allereerst het commitment van de mensen in de organisatie. Het commitment van het bestuur is een absolute voorwaarde, maar ook het commitment van de verschillende organisatieonderdelen.
• Zorgvuldig testen
  Neem de tijd voor de testfase. Test zeer zorgvuldig en bewaak daarbij nauwgezet de scope van het project. Hiermee voorkom je dat systemen operationeel zijn waar nog fouten inzitten. Dat benadeelt de acceptatie in de organisatie.
• Communicatie
  Zorg voor een uitgebreide interne communicatie vanaf het begin tot en met het einde van het project. Dat klinkt voor de hand liggend, maar wordt in de praktijk toch vaak het ondergeschoven kindje. Het ROC van Twente heeft vanaf de kick off meeting de Communicatie afdeling betrokken bij het project. Zij hebben er voor gezorgd dat de interne organisatie goed op de hoogte was van het project.

Digitale factuuropslag, MVO 
Op dit moment werken een kleine 300 mensen met Proquro. Die zijn verdeeld over ruim 140 afdelingen. Met Proquro Invoicing verwerkt het ROC van Twente ongeveer 30.000 facturen. 

Met de invoering van Proquro E-Procurement en Proquro Invoicing is een aantal zeer positieve resultaten bereikt. Emiel geeft een voorbeeld, Alle facturen wordt nu digitaal opgeslagen, dus geen fysieke opslag meer, en zijn beschikbaar voor iedereen die ze nodig heeft. 

Dat levert een aantal grote voordelen op. We besparen op de handelingen van de interne post maar ook is hiermee het aantal aanmaningen behoorlijk verminderd. De digitale opslag past bovendien perfect in de aanpak van duurzaam ondernemen en bespaart ons ook de nodige m2 opslagruimte. 

Achtergrond
ROC van Twente is de onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in de regio Twente. Ruim 1800 medewerkers verzorgen beroepsopleidingen, trainingen en cursussen voor bijna 30.000 studenten en cursisten. Op vier hoofdlocaties in Almelo, Hengelo en Enschede, 'in-company' bij bedrijven en instellingen en op talloze kleinere onderwijslocaties in heel Twente. 

ROC van Twente is een Proquro Services BV implementatie.