Goed contract beheer begint met registreren en bewaken. Met Proquro Contract Management kunt u alle soorten contracten overzichtelijk vastleggen. U maakt daarvoor gebruik van flexibel opgezette contractsjablonen per inkoopsegment. Het systeem waarschuwt u als contracten moeten worden aangepast of opgezegd. Met een goed contractenbeheer loopt u beduidend minder risico's en zorgt u voor een betere naleving van de contracten.

Het vergroot uw inzicht in de afgesloten contracten en geeft u een betrouwbare basis voor het onderhouden en vernieuwen van uw contractportefeuille. Proquro Contract Management ondersteunt zowel het centrale beheer als het decentrale gebruik van contracten. U stelt de contractafspraken via intranet decentraal beschikbaar aan de organisatie. De contractinformatie vormt zo de basis voor het inkoop- en bestelproces.

Ook terugkerende verplichtingen zoals bij huurovereenkomsten kunt u vastleggen. Samen met de inkoopinformatie uit Proquro E-Procurement biedt Proquro u een compleet overzicht van alle uitstaande verplichtingen.
Naast de contractinformatie is het ook mogelijk om leveranciersinformatie vast te leggen in Proquro.

Onderzoek toont aan dat in veel bedrijven meer dan 40% van de inkopen niet via een contract verloopt, de zogenaamde 'maverick buying'. Er ontstaat wildgroei in het aantal leveranciers waardoor grote staffels en kortingen wegvallen. Bovendien ontstaan hoge verwerkingskosten. Denk aan de vele kleine bestellingen, het oplossen van fouten en onduidelijkheden, afhandelen van facturen en contacten met vele leveranciers. Dat verklaart waarom inkoopafdelingen zoveel tijd, tot wel 80%, moeten besteden aan het operationele proces. Deze situatie lost u op met de inzet van Proquro Contract Management. U bespaart zo op de inkoop- en proceskosten en versterkt bovendien uw onderhandelingspositie naar uw leveranciers toe.
We helpen u graag verder met de contractmanagement oplossing die bij u past.

Als u snel resultaat wilt bereiken, start dan met Proquro Contract Management. In slechts enkele weken realiseert u een modern en volledig contract management systeem . U legt alle leverancierscontracten centraal vast en stelt ze decentraal beschikbaar. Met slechts een geringe impact in de organisatie bereikt u snel aanzienlijke besparingen. Contracten worden bijvoorbeeld niet meer stilzwijgend verlengd, en dat scheelt u een behoorlijk bedrag op jaarbasis. Ook kunt u de presentaties van de leverancier snel en objectief beoordelen, en als het nodig is de afspraken met uw leveranciers aanscherpen op basis van objectieve analyse. Zet u deze voordelen voor uw organisatie op een rij, dan weet u zeker dat een investering in een contract management systeem snel is terugverdiend.

Goed contractbeheer begint met registreren en bewaken. Slechts weinig organisaties beschikken over een gebruiksvriendelijk informatiesysteem voor contractbeheer. Hiermee legt u alle soorten contracten overzichtelijk vast en bewaakt u contractafspraken op prestatie-indicatoren en opzegtermijnen. 
Met Proquro Contract Management realiseert u in zeer korte tijd een heel gebruikersvriendelijk contractenbeheersysteem en behoren stilzwijgende verlengingen in uw organisatie tot het verleden.
Wilt u meer weten over deze snelle manier van kosten besparen neem dan contact met ons op. Dan zetten we samen met u de voordelen voor uw organisatie op een rij.

Met Proquro is het mogelijk om op een heel effectieve manier wederkerende verplichtingen te registreren en de daaruit voortvloeiende niet-order-gerelateerde inkoopfacturen te verwerken. Naast een actueel inzicht in alle openstaande verplichtingen van actuele contracten biedt deze functie ook grote voordelen op het gebied van transparantie en resulteert het in een efficientere afhandeling van deze facturen. Op basis van ervaring bij de huidige klanten onderscheiden we vier soort verplichtingen: 

• Terugkerende verplichtingen met een vaste periode en vaste kosten, zoals huur en abonnementen
• Terugkerende verplichtingen met een vaste periode en variabele kosten, zoals telefoonkosten, gas, elektriciteit en brandstofverbruik lease-auto's
• Terugkerende verplichtingen met een variabele periode en vaste kosten zoals deelbetalingen en onderhoudscontracten
• Terugkerende verplichtingen met een variabele periode en variabele kosten zoals afroepcontracten en accountantsdienstverlening

Voor elk soort verplichting wordt het contract ingevoerd in Proquro Contract Management met daaraan gekoppeld de terugkerende verplichting. Per terugkerende verplichting worden de financiële dimensies, periode, bedrag en datum vastgelegd. Per contract kunnen meerdere typen financiële verplichtingen worden opgevoerd. Bij bijvoorbeeld een huurcontract kunnen naast de huur en ook de servicekosten separaat worden vastgelegd. 

Op basis van de vastgelegde verplichting wordt "onder water" een order in Proquro aangemaakt. De verplichting wordt volledig automatisch afgehandeld in Proquro. Desgewenst kan de order in Proquro ook het reguliere inkoopproces met de verschillende procuratiestappen doorlopen.

Verplichtingen met een variabele periode worden handmatig geaccepteerd. De acceptatie van verplichtingen met een vaste periode kan automatisch binnen Proquro uitgevoerd worden. Op basis van de aangemaakte order en het contract in Proquro Contract Management vindt de factuurmatching en controle plaats binnen Proquro Invoicing.

De mogelijkheid om terugkerende verplichtingen op deze manier in Proquro te verwerken levert aanzienlijke tijdswinst op en vergroot het inzicht in de aangegane verplichtingen. Veel Proquro klanten zijn daarom enthousiast over deze functionaliteit. Ondermeer SNS Reaal, Gemeente Groningen en de Wageningen Universiteit en Researchcentrum hebben gekozen voor deze nieuwe werkwijze, om de niet-order-gerelateerde inkoopfacturen binnen Proquro op efficiënte wijze te verwerken.