Het implementeren van Proquro is een veranderingsproces. Ingesleten werkwijzen en gewoontes veranderen voor medewerkers, inkopers en managers. Veelal worden één of meerdere bestaande systemen vervangen. Informatie die u wilt meenemen uit uw huidige systeem wordt gecombineerd met nieuwe werkwijzen en registratievormen in Proquro. Met de implementatie beogen wij een optimale aansluiting van de IT-infrastructuur, de inkoopprocessen en de gebruikersorganisatie . Samen met u maken wij de veranderingen vooraf inzichtelijk, zodat Proquro op een effectieve wijze in uw organisatie kan landen. Onze implementatie-aanpak richt zich op de beheersing van kosten en risico's terwijl de planning in overeenstemming met uw ambities realistisch is. 

Onze implementatiepartners hebben kennis van Proquro, de wereld van inkoop en de inkoopactualiteit. Met de implementatie consultants haalt u brede, inhoudelijke technische kennis in huis.
Gecombineerd met uw deskundigheid staat dat garant voor een effectieve en efficiënte implementatie van Proquro. Voor elke Proquro implementatie wordt een aantal stappen doorlopen die het project overzichtelijk en beheersbaar maken. Deze stappen worden met u afgestemd en vastgelegd in een implementatieplan.

We starten met een op uw situatie toegesneden voorstel voor de implementatie. Voor een soepele overgang faseren we het project en bepaalt u bijvoorbeeld de volgorde waarin u de verschillende afdelingen betrekt, productgroepen overzet etc. Tijdens de implementatie kunnen de oude en nieuwe situatie naast elkaar blijven bestaan. De implementatie zetten we uit in een tijdsplanning, gebaseerd op de gekozen strategie.

Onze ervaring op het gebied van Proquro implementaties hebben wij vertaald in (invul-)templates. Deze templates vormen de basis in onze aanpak en bieden u hulp bij de vastlegging van alle informatie die nodig is voor de implementatie. Denk daarbij aan zaken als autorisaties, productgroepen, kostenplaatsen, kostensoorten etc. Desgewenst helpen wij u bij deze vastlegging.
In deze fase leggen we ook de conventies en werkprocessen vast. We begeleiden u in de besluitvorming over b.v. coderingen, artikelgroepen en leveranciers. Het resultaat van deze fase is dat alle noodzakelijke informatie vastligt en intern zijn afgestemd. Daarmee zijn alle neuzen dezelfde kant op gericht en dat betekent dat u veel tijd kunt besparen bij de volgende stappen in het implementatieproject.

Proquro maakt onderdeel uit van het totale inkoop- en financiële proces. Dat betekent dat Proquro gegevens nodig heeft van andere systemen en visa versa. Voor deze gegevensuitwisselingen maken we een infrastructuurscan, en brengen daarmee de inrichting en eventuele koppelingen in beeld. Bij een eventuele conversie moeten er keuzes gemaakt worden. We begeleiden het keuzeproces en ondersteunen de conversie. In geval inbedding in de eigen infrastructuur niet wenselijk of mogelijk is, kan onze "Software as a Service" (SaaS) dienst uitkomst bieden. Al meer dan 20 organisaties gingen u voor.

De acceptatie in uw organisatie bepaalt voor een aanzienlijk deel het uiteindelijke succes van Proquro. U vergroot de acceptatiegraad door veel zorg te besteden aan de persoonlijke opleiding van alle medewerkers en aan de interne communicatie, zowel gedurende het implementatieproject als ook na de invoering van Proquro.
Goed opgeleide gebruikers, evenals goede gebruikersdocumentatie, versnellen de implementatie en verhogen het draagvlak voor Proquro. De opleidingen en communicatie worden door ons geheel naar uw wensen opgezet en uitgevoerd. Opleidingen lopen uiteen van eindgebruikerstrainingen, training-on-the-job tot train-de-trainersessies. In dat laatste geval trainen we medewerkers zodanig dat zij na hun opleiding in staat zijn hun collega's zelfstandig op te leiden in het gebruik van Proquro. Voor de interne communicatie zetten wij samen met u een separaat communicatieplan op.

In de uitvoeringsfase wordt Proquro ingericht en de inkoopprocessen ingevoerd. De dataconversie vindt plaats, evenals de koppeling met andere systemen. Bovendien richten we in deze fase de beheerorganisatie en helpdesk in en leiden wij de functioneel beheerders op voor hun taken na de invoering van Proquro. Na deze fase kunt u Proquro in gebruik nemen. Ons Proquro Support Team kan ook na ingebruik-name het functioneel beheer voor uw organisatie verzorgen.

Wij dragen Proquro over aan uw organisatie. Na de afronding en overdracht verplaatsen wij ons werk naar de achtergrond. Uw helpdesk en functioneel beheerder zijn de eerste aanspreekpunten voor uw organisatie. Komen zij er niet uit, dan kunnen zij altijd terecht bij onze uitgebreide supportorganisatie.
Voor de invoering van Proquro in uw organisatie wordt een gefaseerde aanpak gevolgd, die we in samenspraak met u bepalen. We analyseren het inkoopproces en maken de contracten inzichtelijk. Vervolgens bepalen we de gewenste managementinformatie. Als u dat wenst integreren we de informatie uit Proquro met uw andere systemen en processen.