Met Proquro Invoicing automatiseert u de volledige factuurafhandeling, vanaf ontvangst van de factuur tot en met de betaalbaarstelling. Dat levert u grote tijdswinst op en dat betekent verlaging van de kosten van factuurafhandeling. 

Leveranciers kunnen elektronische facturen aanleveren in bijvoorbeeld een XML of Excel formaat zodat deze facturen geautomatiseerd door het systeem ingelezen kunnen worden. Wordt de factuur op papier of als PDF bestand aangeleverd, dan kunt u de factuurinformatie digitaliseren en inlezen met hulp van de geavanceerde 'scan en herken' OCR-technologie.

Proquro Invoicing zoekt de bijbehorende inkooporder(s) en ontvangsten/prestatieverklaringen en vergelijkt deze informatie met de factuurinformatie. De matching kan zowel plaatsvinden als de 2-weg match (bestelling-factuur) als de 3-weg match (bestelling-prestatieverklaring-factuur). 

Komt de informatie van de factuur overeen met de inkooporder of valt de afwijking binnen de vooraf vastgelegde marges, dan is er een match en keurt het systeem de factuur automatisch goed.

Verschilt de informatie van de factuur met de inkooporder, dan is er een zogenaamde mismatch. In die situatie beoordeelt u de mismatch en kunt u de verschillen accepteren of desgewenst details aanpassen of additionele kosten toevoegen. In geavanceerde workflows legt u vast aan welke persoon de factuurverschillen ter beoordeling voorgelegd moeten worden.

Na het doorlopen van de matching procedure en het verwerken van de verschillen stuurt Proquro Invoicing de factuurinformatie als journaalpost door naar uw financieel systeem. De financiële dimensies zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer zijn al bij de order ingevuld en worden automatisch toegekend aan deze journaalposten.

Met Proquro Invoicing realiseert u aanzienlijke besparingen in uren die u nodig heeft voor de factuurverwerking van uw inkooporders. Bovendien registreert u met Proquro Invoicing alle inkoopfacturen. Deze digitaal beschikbare informatie biedt u meer inzicht in uw inkoopkosten en verbeterde mogelijkheden om uw inkoopkosten kritisch te analyseren.