Goede, reeds in de onderneming aanwezige gegevens zijn nodig voor het nemen van betrouwbare en gefundeerde beslissingen. Toch blijkt in de praktijk het gebruik van aanwezige gegevens te beperkt. Vaak is bij veel organisaties maar nauwelijks een volledig beeld van de aard en omvang van aanwezige gegevens. Hierdoor worden veel verbanden niet gelegd, waardoor betrouwbare conclusies achterwege blijven. Ten tweede is het beschikbaar krijgen en bruikbaar maken van gegevens een probleem, omdat deze doorgaans verstopt zitten in (verschillende) geautomatiseerde systemen.

In dit soort situaties biedt de module Proquro BI uitkomst. Met Proquro BI heeft u het middel om aanwezige gegevens te verzamelen en deze vervolgens te verwerken tot bruikbare informatie. Onmisbare informatie voor management en inkopers bij het opstellen en realiseren van inkoopverbeterprogramma’s. U krijgt de informatie en middelen in handen om besparingspotentieel te identificeren, vervolgens de besparingen te realiseren en tot slot besparingen vast te houden.

Proquro BI baseert de analyses en rapportages op gegevens die ergens al in uw bedrijf aanwezig zijn. Denk daarbij aan de verschillende Proquro modules maar ook gegevens uit uw financiële software, integrale bedrijfssoftware (ERP), logistieke software, planningssoftware, enzovoort. Om de gegevens met elkaar in verband te kunnen brengen, worden deze ondergebracht op een centrale plaats, het datawarehouse.

Bij het gebruik van Proquro BI worden een aantal logische stappen doorlopen:

(1) Data verzamelen uit verschillende systemen en in een datawarehouse plaatsen

Met Proquro BI is het mogelijk om niet alleen de beschikbare gegevens uit de verschillende Proquro modules te gebruiken maar kan middels een import ook gegevens uit derde systemen geïmporteerd worden. Middels een template kan informatie uit derde systemen geupload worden om vervolgens in het datawarehouse geplaatst te worden.

(2) De verzamelde gegevens omvormen zodat de gegevens uit de verschillende systemen met elkaar te vergelijken zijn en uniform zijn

Het ingevulde speciale template voor Proquro BI wordt door Proquro automatisch gecontroleerd op volledigheid en juistheid van gegevens. Hierdoor wordt er aan de voorkant van het proces gecontroleerd dat de data waarmee gewerkt wordt compleet en relevant is. Na de import in Proquro heeft de gebruiker vervolgens de mogelijkheid om de data te bewerken of aan te vullen. Per datagegeven of in bulk. Deze mogelijkheid maakt het mogelijk om de data te verrijken met gegevens welke later gebruikt kunnen worden in de informatie en presentatie.

(3) De verzamelde data analyseren en omvormen tot informatie die bruikbaar is voor het management

In de kubus binnen Proquro BI worden de data uit de verschillende bronnen geanalyseerd en omgevormd tot informatie welke uiteindelijk geschikt is om verwerkt te worden tot rapportages.

(4) De gevonden informatie presenteren

Proquro BI biedt een aantal mogelijkheden om de verzamelde, bewerkte en geanalyseerde data te presenteren aan gebruikers. Met Excel is het mogelijk om alle beschikbare informatie met elkaar te combineren tot elke gewenste rapportage. Daarnaast biedt de module ook standaard rapportages van veel voorkomende vragen op het gebied van inkoop informatiemanagement.

De inzet van Proquro BI zal naar verwachting leiden tot een aantal effecten. De belangrijkste effecten zijn de volgende:

• Eenduidige wijze van rapportage
• Betere besluitvorming
• Concurrentievoordeel
• Beter zicht op de realisatie van inkoopdoelstellingen
• Beter kennismanagement